PERKEMBANGAN FUNGSI MANAJER KEUANGAN

Pada awal tahun 1930-an, fungsi keuangan dipegang oleh manajer keuangan yang disebut controller atau treasurer. Manajer ini bertanggung jawab terhadap pelaporan internal dan eksternal. Secara internal, tugas-tugas controller meliputi pengendalian, pengukuran, pelaporan dan evaluasi atas operasi perusahaan. Pelaporan dibuat secara periodik kepada manajemen operasional tentang hasil selama satu periode dan dibandingkan dengan anggaran operasi yang telah direncanakan. Sedangkan untuk pelaporan eksternal ditujukan pada kecukupan dan konsistensi kebijakan akuntansi dalam rangka memenuhi ketentuan dari pasar modal sebagai pihak yang memiliki kewenangan untuk mengatur perusahaan-perusahaan yang telah go public. Adapun fungsi treasurer pada dasarnya berkaitan dengan manajemen aktiva dengan penekanan pada sektor modal kerja dalam neraca. Tanggung jawab treasurer meliputi pengelolaan dan pengawasan kas, hubungan dengan bank dan pembiayaan jangka pendek.

Dewasa ini manajer keuangan semakin menempati posisi yang utama sebagai peringkat atas pada struktur organisasi perusahaan. Bahkan jabatan manajer keuangan berada pada posisi Wakil Presiden Bidang Keuangan. Adapun alasannya karena pentingnya perencanaan, analisis dan pengendalian operasi keuangan yang menjadi tanggung jawab manajer keuangan. Di samping itu, wewenang untuk memutuskan masalah-masalah keuangan yang strategis jarang didelegasikan kepada unit-unit organisasi yang berada di level bawah, kecuali untuk hal-hal yang berkaitan dengan keputusan keuangan sehari-hari yang dilimpahkan kepada bendahara

Menurut Fred Weston, perkembangan fungsi keuangan sampai sekarang ini dipengaruhi oleh 5 perubahan besar dalam lingkungan eksternal, yaitu :

1.     Perkembangan teknologi yang pesat berakibat pada lebih cepatnya daur hidup dari setiap kehidupan produk.

2.     Kemampuan perusahaan memperoleh laba mengalaami penurunan dibanding penjualannya dari hampir seluruh perusahaan. Penurunan ini terutama terjadi pada sektor industri. Hal ini karena adanya persaingan yang semakin tajam dala perkembangan produk.

3.     Perang Dunia II yang telah menciptakan peluang-peluang bisnis yang memerlukan cara-cara pembiayaan tertentu menyebabkan pertumbuhan ekonomi terus meningkat.

4.     Banyaknya perusahaan-perusahaan berskala besar yang tumbuh memerlukan pengelolaan keuangan yang spesifik.

5.     Adanya institusionalisasi aliran tabungan dan investasi yang membutuhkan para profesional dibidang investasi.

Dalam fungsinya sebagai pengambil keputusan pendanaan, manajer keuangan akan mecari alternatif sumber dana yang akan digunakan untuk mendanai aset yang akan diinvestasikan. Sumber dana tersebut dapat berasal dari modal asing (hutang) maupun modal sendiri (saham). Jika perusahaan akan menggunakan modal asing, maka perusahaan akan menjal obligasi kepada pemodal (investor). Obligasi merupakan surat pengakuan hutang perusahaan kepada pihal lain (investor). Sedangkan apabila akan menggunakan modal sendiri, maka perusahaan akan menjual saham-sahamnya. Saham merupakan surat bukti penyertaan atau bukti kepemilikan atas suatu perusahaan yang mengeluarkannya. Penjualan surat berharga berupa obligasi dan saham tersebut dapat dilakukan melalui pasar modal. Kemudian kas yang diperoleh dari penjualan surat berharga tersebut akan digunakan untuk membiayai atau mendanai aset perusahaan yang telah ditetapkan untuk kegiatan operasi perusahaan.

Dalam kegiatan operasinya, perusahaan akan berusaha agar menghasilkan aliran kas masuk yang lebih besar dari aliran kas keluar yang diinvestasikan. Apabila kas masuk ini lebih besar dari pada aliran kas keluar, maka kelebihan kas tersebut dapat diinvestasikan kembali pada aset perusahaan atau dikembalikan kepada pemodal yang berbentuk dividen.

TERIMA KASIH

PERKEMBANGAN TEORI KEUANGAN

Teori keuangan mengalami perkembangan sejak tahun 1900 sampai abad dua puluh satu ini tidak begitu pesat. Perkembangan tersebut umumnya merupakan penyempurnaan dan pendalaman serta perluasan analisis dari teori yang ada. Perkembangan teori keuangan tersebut adalah :

1.     Teori Pasar Modal Efisien (Efficient Capital Market Theory)

Asumsi penting dalam teori keuangan adalah asumsi pasar modal yang efisien. Efisiensi pasar modal ini bukan efisien dalam arti administrasi keuangannya, tetapi efisien yang dimaksud adalah efisien secara informasional. Artinya bahwa harga-harga sekuritas yang ada dipasar modal mencerminkan informasi relevan yang mempengaruhi harga sekuritas tersebut. Efisiensi pasar modal ini memiliki karakteristik sebagai berikut :

Ø Tidak ada biaya transaksi baik transaksi pembelian maupuan penjualan.

Ø Tidak ada pajak.

Ø Pasar bersifat persaingan sempurna, artinya banyak penjual dan banyak                         pembeli.

Ø Pembeli maupun penjual bersifat sebagai penentu harga.

Ø Baik individu maupun perusahaan mempunyai akses yang sama ke pasar             modal.

Ø Informasi yang berhubungan dengan pasar modal tersedia untuk semua                            pelaku pasar dan mereka memiliki harapan yang sama.

Ø Tidak ada biaya yang berkaitan dengan financial distress.

2.     Teori Struktur Modal (Capital Structure Theory)

Struktur modal merupakan perimbangan antara hutang jangka panjang dengan modal sendiri. Teori mengenai strukur modal pertama kali dikenalkan oleh Franco Modigliani dan Merton Miller (biasa disingkat : MM) tahun 1958. Modligani dan Miller mempublikasikan teori struktur modal ini dalam hubungannya dengan kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba di masa yang akan datang. Mereka mengemukakan bahwa kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba dimasa yang akan datang tidak dipengaruhi oleh besarnya struktur modal (dengan asumsi tidak ada pajak). Jika teori ini benar maka manajer keuangan tidak perlu memikirkan perencanaan besarnya struktur karena tidak berpengaruh terhadap kemampuan perusahaan dalam memperoleh laba. Pada tahun 1963, Modligani-Miller mempublikasikan teorinya yang kedua tentang struktur modal dengan memperhatikan pajak. Adanya pajak maka nilai banyaknya hutang yang digunakan maka semakin tinggi nilai perusahaan yang berarti semakin tinggi harga sahamnya.

3.     Teori Dividen (Dividend Theory)

Menurut Modligani-Miller dengan asumsi pasar modal efisien dan tidak ada pajak, kebijakan dividen tidak relevan dengan konsep nilai perusahaan (harga saham). Hal ini disebabkan setiap rupiah yang dibayarkan perusahaan sebagai dividen mengharuskan perusahaan mengeluarkan saham baru. Sebagai akibat emisi saham baru itu maka nilai sekarang dari penerimaan pemegang saham lama mejadi semakain kecil. Ini artinya, pemegang dividen tidak mempengaruhi kemakmurannya. Dengan asumsi pasar modal yang efisien maka nilai perusahaan hanya dipengaruhi oleh keputusan penganggaran modal. Keputusan penganggaran modal tersebut nantinya akan menentukan aliran kas dan tingkat risiko di masa datang.

4.     Teori Diskonto Aliran Kas (Cashflow Discounted Theory)

Teori ini mendasarkan diri pada konsep nilai waktu dari uang. Aliran kas yang akan diterima pada masa depan dapat dinilai sekarang menggunakan faktor diskonto. Faktor diskonto ini misalnya berupa bunga. Proses penilaian aliran kas di masa depan tersebut dinamakan pendiskontoan aliran kas. Pendiskontoan aliran kas ini dimaksudkan untuk menilai aliran kas di masa depan yang dinilai sekarang (present value). proses pendiskontoan aliran kas ini dibagi menjadi 4 tahap yaitu :

Ø Perkiraan estimasi aliran kas dimasa yang akan datang.

Ø Penilaian risiko alran kas dimasa yang akan datang.

Ø Menganalisis penilaian risiko dihubungkan dengan aliran kas.

Ø Penentuan nilai sekarang dari aliran kas.

5.     Teori Agen (Agent Theory)

Dalam perusahaan sering terjadi konflik yang disebut agency problem. Agency probem ini dapat muncul antara manager dan pemegang saham atau antara kreditur dan pemegang saham. Dalam perusahaan besar agency problem sangat potensial terjadi karena proporsi kepemilikan perusahaan oleh manajer relatif kecil. Tidak jarang tindakan manajer bukannya memakmurkan pemegang saham, malainkan memperbesar skala perusahaan dengan cara ekspansi atau membeli perusahaan lain. Motif utamanya adalah untuk menghindari pengambilalihan oleh perusahaan lain. Konflik lain yang potensial terjadi dalam perusahaan besar adalah kasus kebangkrutan antara pemegang saham dan kreditur.

6.     Teori Informasi Asimetrik (Asymetric Information Theory)

Manajer perusahaan mengetahui tentang informasi berkaitan dengan kondisi dan prospek perusahaan dibanding dengan investor atau analis, kondisi seperti ini disebut asymetric information. Artinya antara manajer dan pemilik saham mempunyai informasi yang berbeda tentang perusahaan. Dampak yang mungkin muncuk dengan adanya asymetric information adalah timbulnya kegagalan pasar.

7.     Teori Portofolio (Portofolio Theory)

Tokoh yang terkenal dengan teori portofolionya adalah Harry Markowitz. Dia pernah memperoleh hadiah Nobel di bidang ekonomi tahun 1990. Markowitz sering disebut sebagai father of modern portfolio theory. Teori portofolio menyatakan bahwa risiko dapat dikurangi dengan cara mengkombinasikan aset ke dalam suatu portofolio. Oleh karena itu, teori ini kemudian disempurnakan oleh William Sharpe dengan mengembangkan teori keseimbangan yang menghubungkan antara risiko dan hasil (return) yaitu dengan Capital Asset Pricing Model (CAPM). Model CAPM ini dapat digunakan untuk menjelaskan bahwa return suatu saham merupakan fungsi dari tingkat keuntungan bebas risiko, tingkat keuntungan yang disyaratkan atas portofolio pasar dan koefisien beta.

8.     Teori Opsi (Option Theory)

Opsi merupakan suatu hak untuk menjual atau membeli suatu aset dengan harga tertentu selama jangka waktu tertentu. Perdagangan opsi di Amerika telah berkembang sejak tahun 1800-an. Suatu model penilaian opsi telah diperkenalkan pada tahun 1973 oleh Fisher Black dan Myron Scholes. Model tersebut kemudian dikenal dengan Black-Scholes Option Pricing Model. Namun demikian, walaupun sudah agak lama teori ini berkembang tetapi sampai saat ini belum dianggap sebagai teori dalam manajemen keuangan. Hanya saja ada beberpaa keputusan di bidang keuangan yang dapat dianalisis dan dipahami lebih baik dengan menggunakan kerangka teori opsi ini.

TERIMA KASIH

SEJARAH PERKEMBANGAN MANAJEMEN KEUANGAN

Perkembangan manajemen keuangan dimulai sekitar awal abad 19. sekitar tahun 1900-an istilah manajemen keuangan mulai muncul sebagai suatu bidang ilmu yang terpisah dari ilmu-ilmu lainnya. Pada awal munculnya, manajemen keuangan menekankan diri pada aspek-aspek hukum yang biasanya muncul diperusahaan. Aspek hukum tersebut misalnya tentang masalah merger, akuisisi, perluasan perusahaan, pembentukan perusahaan baru, tata-cara go publik dan penjualan surat-surat berharga. Hal itu terutama telah terjadi di Amerika Serikat di mana pada saat itu industrialisasi di sana sudah berkembang pesat. Perkembangan perusahaan yang pesat mengakibatkan persoalan baru, yaitu bagaimana dan darimana memperoleh kebutuhan dana untuk membiayai operasi perusahaan. Persoalan pembelanjaan yaitu bagaimana memperoleh dana dan bagaimana menggunakan dana tersebut menjadi sangat penting untuk dikelola secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Pada waktu itu perkembangan industri di Amerika sudah cukup baik dan maju. Perkembangan ini memerlukan instrumen pengelolaan bisnis yang baik. Tetapi nampaknya pengelolaan bisnis tersebut belum dilakukan dengan sempurna sehingga perkembangan perusahaan bukan meningkatkan perekonomian negara, namu justru menyebabkan kelesuan perekonomian. Perkembangan bisnis tersebut tidak diimbangi dengan peningkatan daya beli masyarakat. Di lain pihak, regulasi yang mengatur aktivitas perusahaan juga terlambat diterapkan. Kelesuan perekonomian ini terjadi sekitar tahun 1929 sampai tahun 1933. Pada masa resesi ini negara mengalami kesulitan cukup serius yang mengakibatkan kegagalan bisnis diberbagai sektor.

Pada keadaan resesi tersebut, peranan manajemen keuangan memfokuskan analisisnya pada masalah-masalah kebangkrutan dan reorganisasi. Likiuditas perusahaan dan peraturan tentang surat-surat berharga yang ditawarkan dipasar modal menjadi prioritas pengelolaan keuangan. Pada masa inilah manajemen keuangan telah bergeser perannya dari masalah pencarian dana untuk pembiayaan dalam melakukan merger, konsolidasi dan pendirian perusahaan baru ke masalah  struktur modal yang menganalisis perimbangan antara hutang jangka panjang dengan modal sendiri. Hal ini berarti manajemen keuangan bukan hanya bagaimana meperoleh dana, tetapi lebih jauh dari itu yaitu komposisi dana harus diperoleh agar mendapatkan modal dengan biaya yang minimal.

Mulai tahun 1940-an sampai awal tahun 1950-an manajemen keuangan mulai dipelajari oleh masyarakat secara lebih luas. Manajemen keuangan tidak hanya mengatur masalah bagaimana memperoleh dana dan struktur modalnya, namun telah mempelajari bagaimana menggunakan dana secara efektif dan efisien. Pada saat itu analisis manajemen keuangan dimaksudkan untuk menghitung secara rinci keadaan keuangan perusahaan sehingga dapat dianalisis besarnya laba yang diperoleh dan besarnya nilai perusahaan yang tercermin pada harga saham-sahamnya.

Pada tahun 1960 sampai tahun 1970 ilmu manajemen keuangan mengalami suatu pembaharuan pada sisi hutang dan modal sendiri yang berada disisi kanan laporan neraca. Di sini manajemen keuangan memfokuskan pada penetapan kebijakan dan pengambilan keputusan berpengaruh terhadap nilai perusahaan. Ada 2 pusat perhatian yang diutamakan. Pertama, kombinasi optimal dari surat-surat berharga. Kedua, cara-cara bagaimana investor secara individu mengambil keputusan-keputusan investasi, teori portofolio, dan implikasinya terhadap keuangan perusahaan.

Pada awal tahun 1966, perekonomian di dunia dilandasi inflasi sehingga pasar keuangan melakukan kebijakan yang sangat ketat dan tingkat biaya memperoleh dana yang tinggi. Dalam menghadapi kondisi seperti ini, ilmu manajemen keuangan memiliki 4 bidang tugas pokok yaitu :

1.     Pengendalian arus kas dan arus fisik barang.

2.     Mencoba menghubungkan antara keputusan keuangan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

3.     Dikaitkannya perencanaan dan pengendalian keuangan dan faktor-faktor perubahan lingkungan eksternal.

4.     Manajemen keuangan tidak hanya bertanggung jawab terhadap pengelolaan arus kas, tetapi juga mengontrol pusat-pusat laba yang ada dari seluruh operasi perusahaan.

Mulai tahun 1970-an sampai awal abad 21 ini, ilmu manajemen keuangan telah berkembang dengan pesat. Perkembangan ini sebenarnya telah dimulai tahun 1950-an namun baru nampak nyata tahun 1970-an. Sekitar tahun 1950 seorang ahli ekonomi bernama Joel Dean dalam bukunya Capital Budgeting mengubah fokus manajemen keuangan perusahaan dari bidang operasional seperti manajemen modal kerja, manajemen sumber dana, dan anggaran belanja ke arah konsep teori biaya modal, kebijaksanaan struktur modal, kebijakan investasi dan penilaian perusahaan. Konsepsi teori ini harus dikembangkan dan menjadi fokus literatur pada dekade tahun 1960-an.

Perkembangan ilmu manajemen keuangan terus berlanjut dengan munculnya inovasi baru dalam pembiayaan seperti leasing dan pertumbuhan perusahaan secara eksternal melalui konglomerasi, merger dan akusisi. Secara keseluruhan, ilmu manajemen keuangan telah muncul dari suatu studi yang besifat deskriptif tentang pendekatan pengelolaan operasional perusahaan kearah konsepsi teoritis perusahaan dalam lingkungan yang dinamis dan dalam kondisi yang penuh ketidakpastian. Ilmu manajemen keuangan terus berkembang menjadi suatu ilmu yang tidak dapat dilepaskan dari bagian suatu proses pengambilan keputusan oleh hampir semua perusahaan.

TERIMA KASIH

KONSEP DASAR MANAJEMEN KEUANGAN

Didirikannya sebuah perusahaan memiliki tujuan yang jelas. Ada pendapat yang menyatakan bahwa tujuan perusahaan adalah untuk mencapai keuntungan yang maksimal atau yang sebesar-besarnya. Pendapat lain mengemukakan bahwa tujuan perusahaan adalah ingin memakmurkan pemilik perusahaan atau para pemilik saham. Sedangkan pendapat lain menyatakan bahwa tujuan perusahaan adalah memaksimalkan nilai perusahaan yang tercermin pada harga sahamnya. Ketiga pendapat tersebut sebenarnya secara substansial tidak banyak berbeda. Hanya saja penekanan yang ingin dicapai berbeda antara tujuan yang satu dengan lainnya.

 Oleh karena itu tujuan perusahaan sebenarnya ada 3 macam yaitu :

1.     Mencapai atau memperoleh laba maksimal untuk kemakmuran pemilik perusahaan.

2.     Menjaga kelangsungan hidup perusahaan.

3.     Mencapai kesejahteraan masyarakat sebagai tanggung jawab sosial masyarakat.

Untuk mencapai tujuan perusahaan yang dikehendaki, perusahaan harus menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik. Fungsi-fungsi perusahaan tersebut meliputi fungsi keuangan, fungsi pemasaran, fungsi sumber daya manusia dan fungsi operasional. Keempat fungsi tersebut memiliki peran sendiri-sendiri dalam perusahaan dan pelaksanaannya saling berkaitan.

Manajemen keuangan sendiri atau dalam literatur lain disebut pembelanjaan, adalah segala aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan bagaimana memperoleh dana, menggunakan dana, dan mengelola aset sesuai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Dengan kata lain manajemen keungan merupakan manajemen (pengelolaan) mengenai bagaimana memperoleh aset, mendanai aset dan mengelola aset untuk mencapai tujuan perusahaan. Dari definisi tersebut ada 3 fungsi utama dalam manejemen keuangan yaitu :

1)  Keputusan Investasi (Investment Desicion)

Investasi diartikan sebagai penanaman modal perusahaan. Penanaman modal dapat dilakukan pada aktiva riil atau aktiva finansial. Aktiva riil merpakan aktiva yang bersifat fisik atau dapat dilihat jelas secara fisik, misalnya persediaan barang, gedung, tanah dan bangunan. Sedangkan aktiva finansial merupakan aktiva berupa surat-surat berharga seperti saham dan obligasi. Aktiva-aktiva yang dimiliki perusahaan akan digunakan dalam operasinya untuk mencapai tujuan perusahaan. Kemampuan perusahaan mengelola aktiva tersebut sangat menentukan kemampuan perusahaan memperoleh laba yang diinginkan.

Keputusan investasi merupakan keputusan terhadap aktiva apa yang akan dikelola oleh perusahaan. Keputusan investasi ini merupakan keputusan yang paling penting diantara ketiga keputusan. Hal ini karena keputusan investasi berpengaruh secara langsung terhadap besarnya rentabilitas investasi dan aliran kas perusahaan untuk waktu-waktu yang akan datang. Rentabilitas investasi merupakan kemampuan perusahaan memperoleh laba yang dihasilkan dari suatu investasi.

Keputusan investasi dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu :

1.     Manajer keuangan menetapkan berapa aset secara keseluruhan yag diperlukan oleh perusahaan.

2.     Aset yang diperlukan perlu ditetapkan komposisi dari aset-aset tersebut yaitu berapa jumlah aktiva lancar dan berapa jumlah aktiva tetap.

3.     Untuk mencapai pemanfaatan aset secara optimal maka aset-aset yang tidak ekonomis lagi perlu dikurangi, dihilangkan, atau diganti dengan aset yang baru.

2)  Keputusan Pendanaan (Financing Desicion)

Keputusan pendanaan menyangkut beberapa hal, pertama keputusan mengenai penetapan sumber dana yang diperlukan untuk membiayai investasi. Sumber dana yang digunakan untuk membiayai investasi tersebut dapat berupa hutang jangka pendek, hutang jangka panjang dan modal sendiri. Kedua, penetapan tentang perimbangan pembelanjaan yang terbaik atau sering disebut struktur modal yang optimum. Struktur modal optimum merupakan perimbangan hutang jangka panjang dan modal sendiri dengan biaya modal rata-rata minimal. Oleh karena itu, perlu ditetapkan apakah perusahaan menggunakan sumber modal ekstern yang berasal dari hutang dengan menerbitkan obligasi atau menggunakan modal sendiri dengan menerbitkan saham baru sehingga beban biaya modal yang ditanggung akan minimal.

3)  Keputusan Pengelolaan Aset (Assets Management Decision)

Pengalokasian dana yang digunakan untuk pengadaan dan pemanfaatan aset yang menjadi tanggung jawab manajer keuangan. Tanggung jawab tersebut menuntut manajer keuangan lebih memperhatikan pengelolaan aktiva lancar dari pada aktiva tetap. Manajer keuangan yang konservatif akan mengalokasikan dananya sesuai dengan jangka waktu aset yang didanai. Hal ini brguna untuk mengurangi risiko kegagalan dalam pengambilan hutang perusahaan.

Manajemen keuangan sebagai aktivitas memperoleh dana, menggunakan dana dan mengelola aset secara efisien membutuhkan beberapa tujuan atau sasaran. Untuk menilai apakah tujuan tersebut telah tercapai atau belum, maka dibutuhkan beberapa standar dalam mengukur efisiensi keputusan perusahaan. Sebagai tujuan normatif tujuan manajemen keuangan berkaitan dengan keputusan dibidang keuangan untuk memaksimumkan nilai perusahaan. Bagi perusahaan yang sudah go public maka nilai perusahaan akan tercermin dari nilai pasar sahamnya. Semakin tinggi harga saham semakin tinggi pula nilai perusahaan. Bagi perusahaan yang belum go public maka nilai perusahaan adalah nilai yang terjadi apabila perusahaan tersebut dijual. Tujuan memaksimumkan nilai perusahaan disebut juga sebagai memaksimumkan kemakmuran pemilik perusahaan atau pemegang saham yang dapat diartikan juga sebagai memaksimumkan harga saham biasa dari perusahaan. Tujuan memaksimumkan nilai perusahaan ini digunakan sebagai pengukur keberhasilan perusahaan karena dengan meningkatnya nilai perusahaan berarti meningkatkan kemakmuran pemilik perusahaan atau pemegang saham perusahaan.

PENDEKATAN KONTEMPORER DIMULAI PADA 1960-an - Sekarang

Sebagaimana telah kita bahas, berbagai unsur pendekatan- pendekatan manejemen masa lalu masih tetap digunakan oleh para manajer masa kini atau setidaknya memengaruhi mereka dalam menjalankan pekerjaan mereka. Sebagian besar pendekatan terdahulu ini berfokus pada urusan-urusan manajer di dalam organisasi. Dimulai pada era 1960-an, para peneliti ilmu manajemen mulai mengalihkan perhatiannya ke hal-hal yang terjadi di lingkungan diluar batas-batas organisasi. Dua pendekatan manajemen kontemporer yaitu kesisteman dan kontinjensi yang merupakan bagian dari arus perubahan tersebut.

Teori sistem (system theory) adalah salah satu teori dasar di dalam ilmu fisika, yang dimasa lampau belum pernah diterapkan di dalam organisas-organisasi manusia. Pada tahun 1938, Chester Barnard seorang eksekutif  disebuah perusahaan telepon, menuliskan didalam bukunya yang berjudul The Functions of an Executive (fungsi-fungsi seorang eksekutif), bahwa sebuah organisasi berfungsi sebagai sebuah sistem kerja bersama (ko-operasi atau koperasi). Akan tetapi baru pada dekade 1960-an, para pengkaji ilmu manajemen mulai berminat menelaah teori sistem dan bagaimana hubungannya dengan organisasi.

Sebuah sistem adalah sekumpulan bagian yang saling terkait dan saling bergantung antara satu dan lainnya, yang ditata sedemikian rupa hingga membentuk sebuah kesatuan yang utuh. Dua tipe dasar sistem adalah sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup tidak dipengaruhi dan tidak pula berinteraksi dengan lingkungan di sekitarnya. Sebaliknya, sistem terbuka dipengaruhi dan berinteraksi dengan lingkungan tempatnya berada.

Di masa kini, bila kita membicarakan organisasi sebagai sebuah sistem maka yaang dimaksud adalah sistem terbuka. Berikut ini bagian-bagian organisasi sebagai sebuah sistem, yaitu :

a.    Input terdiri dari : Bahan baku, SDM, Modal, Teknologi, dan Informasi.

b.    Proses Transformasi terdiri dari : Aktivitas kerja para karyawan, Aktivitas manajemen, Teknologi dan Metode-metode operasi.

c.     Output terdiri dari : Produk dan Jasa, Hasil keuangan, Informasi dan Hasil manusia.

Bagaimana pendekatan sistem memberikan sumbangsih bagi pemahaman kita mengenai manajemen? Para peneliti mengemukakan visi bahwa sebuah organisasi dibentuk oleh “serangkaian kelompok yang saling bergantung satu sama lainnya yang meliputi orang-orang, kelompok-kelompok orang, perilaku-perilaku, motif-motif, struktur formal, beragam interaksi, berbagai sasaran, status dan kewenangan.” Hal yang dimaksud disini adalah bahwa dalam menjalankan aktivitas-aktivitas koordinasi di berbagai bagian organisasi, para manajer harus memastikan bahwa semua bagian organisasi ini dapat bekerja secara selaras demi tercapainya sasaran-sasaran organisasi.

Sebagai contoh pendekatan sistem mengakui bahwa terlepas dari seefisien apa pun departemen produksi bekerja, departemen pemasaran harus mengimbanginya dengan kemampuan membaca dan mengantisipasi perubahan-perubahan selera konsumen dan mampu bekerja sama dengan departemen produksi untuk menciptakan produk-produk yang dikehendaki oleh konsumen, bila tidak maka kinerja organisasi secara keseluruhan akan rusak.

Selain itu pendekatan sistem mengisyaratkan bahwa keputusan dan tindakan disalah satu bidang organisasi akan memengaruhi bidang-bidang lainnya. Sebagai contoh, jika departemen pengadaan (pembelian) tidak membeli input dalam kuantitas dan kualitas yang benar maka departemen produksi tidak akan dapat menjalankan pekerjaannya dengan baik.

Terakhir, pendekatan sistem mengakui bahwa organisasi tidak sepenuhnya mandiri dan tidak dapat mencukupi dirinya sendiri. Organisasi bergantung pada lingkungannya untuk memperoleh input yang dibutuhkannya dan untuk menyerap output yang dihasilkannya. Tidak satupun organisasi dapat bertahan lama bila mereka mengabaikan peraturan-peraturan pemerintah, hubungan dengan para pemasok atau beragam konstituen eksternal lainnya yang menjadi tempat mereka bertumpu.

Seberapa relevannya pendekatan sistem dengan manajemen? Jawabannya adalah sangat relevan. Para pakar teori manajemen di masa-masa awal perkembangan bidang ini dahulu mengemukakan prinsip-prinsip manajemen yang mereka anggap dapat diterapkan secara universal. Penelitian-penelitian sesudahnya mengungkapkan adanya banyak pengecualian diantara prinsip-prinsip tersebut. Sebagai contoh, prinsip pembagian kerja memang berharga dan telah digunakan secara luas, namun pekerjaan-pekerjaan dapat berubah menjadi terlalu sempit dan khusus. Birokrasi memang dibutuhkan di dalam banyak situasi, tetapi dalam berbagai situasi lainnya bentuk-bentuk struktur yang lebih luwes dapat berfungsi lebih efektif. Manajemen tidak dapat didasarkan pada prinsip-prinsip dasar yang kaku yang berlaku sama didalam segala keadaan. Situasi-situasi yang berbeda dan cepat berubah mengharuskan para manajer menggunakan beragam pendekatan dan teknik.

Salah satunya adalah pendekatan kontinjensi yang menyatakan bahwa setiap organisasi bersifat unik, menghadapi situas-situasi yang berlainan dan membutuhkan cara pengelolaan yang berbeda-beda. 

Berikut ini penjabaran empat variabel kontinjensi yang paling banyak dikenal di manajemen yaitu :

1.    Ukuran Organisasi

2.    Teknologi untuk Pekerjaan-Pekerjaan Rutin

3.    Ketidakpastian Lingkungan

4.    Perbedaan-perbedaan individu

Perubahan drastis dibidang teknologi informasi yang terjadi dibagian akhir dari abad kedua puluh dan berlanjut sampai sekarang ini secara langsung memengaruhi pekerjaan manajer. Sekarang, hampir semua orang dalam suatu organisasi itu terkoneksi dengan kabel atau nirkabel keperangkat yang tidak lebih besar dari telapak tangan. Sama seperti dampak dari revolusi industri pada tahun 1700-an terhadap munculnya manajemen, era reformasi telah membawa perubahan dramatis yang terus memengaruhi cara pengelolaan organisasi.

PENDEKATAN KUANTITATIF DALAM MANAJEMEN (1940-an - 1950-an)

Pendekatan kuantitatif lahir dan berkembang dari solusi-solusi matematika dan statistika yang diciptakan untuk memecahkan masalah-masalah militer dalam perang dunia II. Setelah berakhirnya perang, banyak diantara teknik-teknik yang sebelumnya diperuntukkan bagi kepentingan militer ini kemudian diterapkan kedalam bisnis. Sebagai contoh : sekelompok perwira militer AS yang dijuluki “the whiz kids” (anak-anak serba tahu) bergabung dengan Ford Motor Company pada pertengahan era 1940-an dan mereka segera menerapkan metode-metode statistik dan model-model kuantitatif untuk membantu proses pengambilan keputusan tersebut.

Apa tepatnya pendekatan kuantitatif itu? Pendekatan ini melibatkan penggunaan statistika, model-model optimasi, model-model informasi, simulasi komputer dan berbagai teknik kumulatif lainnya dalam aktivitas-aktivitas manajemen. Pemrograman linear misalnya, adalah sebuah teknik yang digunakan para manajer untuk membantu mereka mengambil keputusan-keputusan yang terkait dengan alokasi sumber daya. Penjadwalan kerja dapat menjadi lebih efisien dengan penerapan analisis penjadwalan jalur-kritis (critical-path scheduling analysis). model kuantitas pemesanan ekonomis (economic order quantity atau EOQ) dapat membantu para manajer menentukan jumlah barang persediaan yang optimal. Masing-masing dari hal-hal yang disebutkan ini adalah contoh penggunaan teknik-teknik kuantitatif dalam membantu proses pengambilan keputusan.

Bidang lainnya yang juga mengambil manfaat dari penggunaan teknik-teknik kuantitatif adalah apa yang dikenal sebagai manajemen mutu/kualitas total (Total quality management, TQM).

Revolusi mutu telah melanda sektor bisnis dan publik pada periode 1980-an hingga 1990-an. Gerakan ini dimotori oleh beberapa pakar dari kalangan praktisi kendali mutu; dua nama paling terkemukaka di antara mereka adalah W. Edwards Deming dan Joseph M. Juran. Gagasan-gagasan dan teknik-teknik yang mereka usung pada era 1950-an tidak mendapat banyak dukungan di Amerika Serikat, tetapi diterima dengan sangat antusias oleh organisasi-organisasi Jepang. Namun, setelah banyak produsen Jepang mampu menghantam para produsen Amerika dalam hal perbandingan mutu, para manajer Barat mulai memandang lebih serius gagasan-gagasan Deming dan Juran. Gagasan-gagasan inilah yang kemudian menjadi basis bagi program-program pengelolaan mutu masa kini.

Manajemen mutu total adalah sebuah falsafah manajemen yang sepenuhnya berfokus pada upaya-upaya perbaikan secara terus-menerus dan kemampuan menjawab dengan cepat berbagai kebutuhan dan harapan pelanggan. Istilah pelanggan disini bisa berarti siapa saja yang berinteraksi dengan produk dan layanan organisasi, baik secara internal maupun eksternal. Artinya pelanggan pelanggan meliputi para karyawan organisasi itu sendiri, para mitra pemasok organisasi dan orang-orang yang membeli produk dan layanan organisasi. Perbaikan berkesinambungan tidak mungkin diwujudkan tanpa adanya metode pengukuran yang akurat, yang mensyaratkan penggunaan teknik-teknik statistik untuk mengukur variabel-variabel kritis didalam berbagai proses kerja organisasi. Hasil-hasil pengukuran ini kemudian dibandingkan terhadap standar untuk mengidentifikasi dan mengoreksi masalah.

Berikut ini adalah karakteristik manajemen mutu :

1.    Fokus penuh pada pelanggan

Pelanggan meliputi orang-orang diluar organisasi yang membeli produk dan jasa organisasi serta orang-orang di dalam (anggota) organisasi yang menjadi pelanggan fungsi-fungsi organisasi.

2.    Keinginan untuk melaksanakan perbaikan berkesinambungan

Manajemen mutu adalah sebuah komitmen untuk tak pernah berpuas diri, “sangat baik” saja belum cukup. Mutu selalu dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

3.    Berfokus pada proses

Manajemen mutu berfokus pada proses-proses kerja sebagai cara meningkatkan mutu barang dan jasa secara terus-menerus.

4.    Perbaikan mutu dalam segala hal yang dijalankan oleh organisasi

Ini berkaitan dengan mutu produk akhir, seberapa baik organisasi menangani pengantaran barang dan jasa, seberapa cepat organisasi menanggapi keluhan, seberapa sopan panggilan telepon dijawab, dan lain sebagainya.

5.    Pengukuran yang akurat

Manajemen mutu memanfaatkan teknik-teknik statistik untuk mengukur setiap variabel kritis yang ada didalam proses-proses kerja organisasi. Hasil-hasil pengukuran ini kemudian dibandingkan terhadap standar untuk mengidentifikasi masalah, melacaknya hingga keakar dan menghilangkan sebab-sebabnya.

6.    Pemberdayaan karyawan

Manajemen mutu melibatkan orang didalam berbagai proses perbaikan. Tim-tim karyawan sering kali dilibatkan didalam program-program pengelolaan mutu sebagai sarana pemberdayaan bagi mereka untuk mampu menemukan dan mengatasi berbagai masalah.

Pendekatan kuantitatif memberikan kontribusi langsung dalam proses pengambilan keputusan manajemen, khususnya dalam bidang perencanaan dan pengendalian. Sebagai contoh, ketika seorang manajer melakukan penyusunan anggaran, penjadwalan,pengendalian mutu, dan pengambilan-pengambilak keputusan lain semacamnya, ia biasanya mengandalkan bantuan teknik-teknik kuantitatif. Beragam perangkat lunak khusus telah menjadikan teknik-teknik ini tidak lagi tampak begitu menggentarkan bagi para manajer, meski banyak diantara mereka masih tetap merasa cemas menggunakannya.

TERIMA KASIH