PENDEKATAN KONTEMPORER DIMULAI PADA 1960-an - Sekarang

Sebagaimana telah kita bahas, berbagai unsur pendekatan- pendekatan manejemen masa lalu masih tetap digunakan oleh para manajer masa kini atau setidaknya memengaruhi mereka dalam menjalankan pekerjaan mereka. Sebagian besar pendekatan terdahulu ini berfokus pada urusan-urusan manajer di dalam organisasi. Dimulai pada era 1960-an, para peneliti ilmu manajemen mulai mengalihkan perhatiannya ke hal-hal yang terjadi di lingkungan diluar batas-batas organisasi. Dua pendekatan manajemen kontemporer yaitu kesisteman dan kontinjensi yang merupakan bagian dari arus perubahan tersebut.

Teori sistem (system theory) adalah salah satu teori dasar di dalam ilmu fisika, yang dimasa lampau belum pernah diterapkan di dalam organisas-organisasi manusia. Pada tahun 1938, Chester Barnard seorang eksekutif  disebuah perusahaan telepon, menuliskan didalam bukunya yang berjudul The Functions of an Executive (fungsi-fungsi seorang eksekutif), bahwa sebuah organisasi berfungsi sebagai sebuah sistem kerja bersama (ko-operasi atau koperasi). Akan tetapi baru pada dekade 1960-an, para pengkaji ilmu manajemen mulai berminat menelaah teori sistem dan bagaimana hubungannya dengan organisasi.

Sebuah sistem adalah sekumpulan bagian yang saling terkait dan saling bergantung antara satu dan lainnya, yang ditata sedemikian rupa hingga membentuk sebuah kesatuan yang utuh. Dua tipe dasar sistem adalah sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup tidak dipengaruhi dan tidak pula berinteraksi dengan lingkungan di sekitarnya. Sebaliknya, sistem terbuka dipengaruhi dan berinteraksi dengan lingkungan tempatnya berada.

Di masa kini, bila kita membicarakan organisasi sebagai sebuah sistem maka yaang dimaksud adalah sistem terbuka. Berikut ini bagian-bagian organisasi sebagai sebuah sistem, yaitu :

a.    Input terdiri dari : Bahan baku, SDM, Modal, Teknologi, dan Informasi.

b.    Proses Transformasi terdiri dari : Aktivitas kerja para karyawan, Aktivitas manajemen, Teknologi dan Metode-metode operasi.

c.     Output terdiri dari : Produk dan Jasa, Hasil keuangan, Informasi dan Hasil manusia.

Bagaimana pendekatan sistem memberikan sumbangsih bagi pemahaman kita mengenai manajemen? Para peneliti mengemukakan visi bahwa sebuah organisasi dibentuk oleh “serangkaian kelompok yang saling bergantung satu sama lainnya yang meliputi orang-orang, kelompok-kelompok orang, perilaku-perilaku, motif-motif, struktur formal, beragam interaksi, berbagai sasaran, status dan kewenangan.” Hal yang dimaksud disini adalah bahwa dalam menjalankan aktivitas-aktivitas koordinasi di berbagai bagian organisasi, para manajer harus memastikan bahwa semua bagian organisasi ini dapat bekerja secara selaras demi tercapainya sasaran-sasaran organisasi.

Sebagai contoh pendekatan sistem mengakui bahwa terlepas dari seefisien apa pun departemen produksi bekerja, departemen pemasaran harus mengimbanginya dengan kemampuan membaca dan mengantisipasi perubahan-perubahan selera konsumen dan mampu bekerja sama dengan departemen produksi untuk menciptakan produk-produk yang dikehendaki oleh konsumen, bila tidak maka kinerja organisasi secara keseluruhan akan rusak.

Selain itu pendekatan sistem mengisyaratkan bahwa keputusan dan tindakan disalah satu bidang organisasi akan memengaruhi bidang-bidang lainnya. Sebagai contoh, jika departemen pengadaan (pembelian) tidak membeli input dalam kuantitas dan kualitas yang benar maka departemen produksi tidak akan dapat menjalankan pekerjaannya dengan baik.

Terakhir, pendekatan sistem mengakui bahwa organisasi tidak sepenuhnya mandiri dan tidak dapat mencukupi dirinya sendiri. Organisasi bergantung pada lingkungannya untuk memperoleh input yang dibutuhkannya dan untuk menyerap output yang dihasilkannya. Tidak satupun organisasi dapat bertahan lama bila mereka mengabaikan peraturan-peraturan pemerintah, hubungan dengan para pemasok atau beragam konstituen eksternal lainnya yang menjadi tempat mereka bertumpu.

Seberapa relevannya pendekatan sistem dengan manajemen? Jawabannya adalah sangat relevan. Para pakar teori manajemen di masa-masa awal perkembangan bidang ini dahulu mengemukakan prinsip-prinsip manajemen yang mereka anggap dapat diterapkan secara universal. Penelitian-penelitian sesudahnya mengungkapkan adanya banyak pengecualian diantara prinsip-prinsip tersebut. Sebagai contoh, prinsip pembagian kerja memang berharga dan telah digunakan secara luas, namun pekerjaan-pekerjaan dapat berubah menjadi terlalu sempit dan khusus. Birokrasi memang dibutuhkan di dalam banyak situasi, tetapi dalam berbagai situasi lainnya bentuk-bentuk struktur yang lebih luwes dapat berfungsi lebih efektif. Manajemen tidak dapat didasarkan pada prinsip-prinsip dasar yang kaku yang berlaku sama didalam segala keadaan. Situasi-situasi yang berbeda dan cepat berubah mengharuskan para manajer menggunakan beragam pendekatan dan teknik.

Salah satunya adalah pendekatan kontinjensi yang menyatakan bahwa setiap organisasi bersifat unik, menghadapi situas-situasi yang berlainan dan membutuhkan cara pengelolaan yang berbeda-beda. 

Berikut ini penjabaran empat variabel kontinjensi yang paling banyak dikenal di manajemen yaitu :

1.    Ukuran Organisasi

2.    Teknologi untuk Pekerjaan-Pekerjaan Rutin

3.    Ketidakpastian Lingkungan

4.    Perbedaan-perbedaan individu

Perubahan drastis dibidang teknologi informasi yang terjadi dibagian akhir dari abad kedua puluh dan berlanjut sampai sekarang ini secara langsung memengaruhi pekerjaan manajer. Sekarang, hampir semua orang dalam suatu organisasi itu terkoneksi dengan kabel atau nirkabel keperangkat yang tidak lebih besar dari telapak tangan. Sama seperti dampak dari revolusi industri pada tahun 1700-an terhadap munculnya manajemen, era reformasi telah membawa perubahan dramatis yang terus memengaruhi cara pengelolaan organisasi.